Temos a impressão de que o relógio anda cada vez mais rápido e os prazos estão cada vez mais curtos, não é mesmo? Para os servidores públicos, a demanda de trabalho pode ser alta e, chegar ao final do dia sem ter cumprido o que deveria, gera frustração. Mas por que isso acontece? Como fazer a gestão de produtividade?
Em primeiro lugar, é importante que o funcionário público seja gestor do próprio tempo, independentemente da área em que atua. A partir dessa auto-organização, será possível otimizar a rotina de trabalho e ser mais produtivo.
Quer saber como implantar isso com ações simples em seu dia a dia profissional? Acompanhe este post e veja como fazer o relógio trabalhar a seu favor!
Diminua as distrações
A tecnologia veio para agilizar o trabalho, porém trouxe algumas armadilhas. Checar a todo momento o smartphone para saber se recebeu alguma mensagem de WhatsApp ou para dar aquela espiadinha na rede social pode estar consumindo um tempo precioso de sua produtividade.
A dica aqui é fugir desse tipo de distração. Como? Desativando notificações ou simplesmente estabelecendo horários fixos para fazer essa checagem.
Pode parecer bobagem já que você gasta de 1 a 2 minutos cada vez que olha o celular para saber se recebeu uma mensagem nova. Entretanto, isso tira o foco do seu cérebro para o seu trabalho e, na hora que você volta para sua atividade, perde um tempo considerável para se concentrar novamente.
Além do celular, parar para conversar com os colegas ou se levantar a todo momento para beber água ou para o cafezinho também são distrações que consomem o seu tempo. Que tal estabelecer pausas para esses momentos ou já deixar uma garrafa de água na sua mesa?
Verifique as prioridades
São muitas tarefas a cumprir, certo? Porém, você sabe que não conseguirá realizá-las todas de uma vez. Dessa forma, estabeleça prioridades, assim você executa primeiro as mais urgentes.
Tenha o hábito de fazer uma lista no papel, em uma lousa na parede ou no computador com a ordem de importância dessas tarefas. Visualizar esses compromissos vai ajudar na gestão de produtividade.
Planeje o dia seguinte
Tenha o hábito de, ao final do expediente, fazer um planejamento das atividades que terá que cumprir no dia seguinte. Relatórios para entregar, reuniões, atendimento ao público e outras pendências — deixe tudo organizado.
Elencar esses compromissos vai deixá-lo mais tranquilo e, certamente, você conseguirá realizar todas as tarefas daquele dia.
Tenha uma agenda
Falando em planejamento, que tal começar a usar uma agenda? Seja de papel ou no próprio celular, como o Google Agenda, é importante realizar os apontamentos de seus compromissos profissionais.
Isso vai ajudar a montar a lista de prioridades que mostramos anteriormente e também será um instrumento para que você organize sua semana.
Fuja da procrastinação
Seja no setor público ou privado, o grande inimigo da gestão de produtividade é, sem dúvida, a procrastinação. O que é isso? É o ato de adiar as tarefas, deixando-as para amanhã.
É um hábito que pode atrapalhar o seu desempenho profissional e até de outras pessoas da sua equipe que, muitas vezes, dependem de você para seguir em frente com um projeto.
Além disso, adiar o seu trabalho para ter que fazê-lo correndo quando está próximo do prazo pode trazer um sentimento de culpa, ansiedade e frustração, já que a qualidade fica comprometida.
Como se livrar disso? Veja as prioridades de sua agenda e imponha a você mesmo que é preciso cumpri-las naquele dia. Aos poucos, você começa a se acostumar a não adiar mais seus compromissos e terá satisfação em manter tudo em ordem.
Trabalhe em equipe
Muita gente é perfeccionista e acaba tomando para si todas as etapas de um projeto. Contudo, as pessoas não são especialistas em todos os assuntos, e essa dificuldade pode tomar um tempo considerável de seu trabalho.
Será que não é melhor trabalhar em equipe, discutir ideias, planos e assim obter um trabalho mais completo e eficiente? Essa interação é um ponto-chave para a gestão de produtividade.
Tenha foco em uma atividade
Está na moda ser considerado um profissional multitarefa — aquele que consegue falar ao telefone, escrever um relatório e checar e-mail ao mesmo tempo. Mas será que isso é bom para a gestão do seu tempo?
A dica é fazer uma atividade por vez e, assim, reduzir os erros e até mesmo o tempo que você se dedica a ela. Afinal, seu foco está totalmente voltado para aquele assunto. Depois que acabar uma tarefa, você pode fazer uma pequena pausa até começar a se dedicar à seguinte.
Programe as pausas
Você sabia que as pausas são importantes para melhorar a sua produtividade? Contudo, elas devem ser programadas. Como? Reserve, por exemplo, duas pausas de 10 minutos no expediente para conversar com os colegas (vocês podem combinar o mesmo horário), tomar água, fazer um pequeno lanche, esticar as pernas e até mesmo olhar se há novidades no celular.
Esses intervalos são importantes para que o cérebro relaxe e você tenha mais energia para continuar o trabalho.
Saiba dizer não
Talvez o fator que afeta a produtividade de muitos servidores públicos seja a interrupção dos colegas. As pessoas muitas vezes não percebem, mas perdem muitos minutos em um bate-papo.
Por isso, é fundamental saber falar não, ou seja, deixar claro que não pode conversar naquele momento, pois está no meio de uma tarefa que exige concentração.
Durma bem
Por fim, saiba que sua produtividade depende de um corpo e mente descansados. Para isso, é sempre bom priorizar uma boa noite de sono. Estabeleça um horário para dormir, desligue os eletrônicos e procure evitar alimentos mais pesados à noite.
Assim, você terá um sono tranquilo e estará cheio de energia para cumprir seus compromissos profissionais.
É possível que o servidor público faça a gestão de produtividade adotando pequenas mudanças de hábito na sua rotina profissional. Terminar o expediente com o sentimento de missão cumprida é importante para a qualidade de vida e traz mais motivação para o dia seguinte de trabalho.
Além de organizar seu tempo e aumentar a produtividade, você quer saber como se destacar no serviço público? Conheça 6 dicas e veja como crescer nessa carreira!
